Hướng dẫn sử dụng SharePoint

1. Giới thiệu

SharePoint là một sản phẩm trong bộ Office 365 là một nền tảng trên web tích hợp với Microsoft Office các sảm phẩn khác trong bộ Office 365 ví dụ như Teams. Đây là một hệ thống quản lý, lưu trữ & chia sẻ tài liệu.

Mỗi site SharePoint tương ứng với một Đơn vị/ Khối/ Phòng ban/ Dự án & là một nhóm trên Teams.

2. Đăng nhập

  • Sử dụng tài khoản email để đăng nhập https://office.com/login
  • Tại trang chủ Office 365 > Chọn vào biểu tượng SharePoint:
Hướng dẫn sử dụng SharePoint
Hướng dẫn sử dụng SharePoint
  • Nhấp chọn để vào nhanh một Đơn vị/ Khối/ Phòng ban/ Dự án:
  • Hoặc có thể vào site Tập đoàn https://sharepoint.com/sites/TapDoan sau đó sử dụng các menu để điều hướng đến các site Đơn vị/ Khối/ Phòng ban/ Dự án
  • Các Đơn vị thành viên:
  • Vào các Khối/ Phòng ban:

3. Các chức năng

3.1 Đổi giao diện tiếng Việt

(Sử dụng trình duyệt Google Chrome, các trình duyệt khác anh/ chị thực hiện tương tự)

  • Vào dấu ba chấm (1) > Settings (2):
  • Chọn Advanced:
  • Add language Vietnamese > Nhấp vào dấu ba chấm > Chọn Display Google Chrome in this language:
  • Nhấp Relaunch để chạy lại trình duyệt:

3.2 Giao diện

  • Xem thông tin về Khối tại một site:
  • Các khu vực của site:
    (1) Điều hướng đến site Tập đoàn/ Cty thành viên
    (2) Điều hướng đến site Phòng ban
    (3) Xem số lượng thành viên của Khối
    (4) Tìm kiếm tài liệu trong Khối (trường hợp muốn tìm kiếm toàn bộ thì quay lại site Tập đoàn)
    (5) Thanh menu
    (6) Nội dung của site: bao gồm các bài viết, tài liệu hoặc các liên kết

3.3 Tài liệu

  • Sử dụng để quản lý & chia sẻ tài liệu: tạo thư mục, tạo văn bản, tạo liên kết, upload file, download file, đồng bộ với máy tính, đổi tên file, sao chép file, di chuyển file, chia sẻ (phân quyền), ghim file, xem lịch sử file (thời gian tạo, sửa, di chuyển…), quản lý phiên bản…
  • Tạo mới một thư mục/ các tập tin văn bản:
  • Upload tài liệu lên:
  • Có thể thêm các cột bằng chức năng Chỉnh sửa nhanh/ Thêm cột:
  • Đồng bộ tài liệu giữa SharePoint & ổ cứng trên máy tính (sử dụng tài khoản email của anh/ chị để đăng nhập):

3.4 Viết bài

  • Sử dụng để tạo một bài viết (văn bản, hình ảnh, video, file đính kèm…).
  • Cách thực hiện:
  • Trang chủ > Thêm > Bài đăng tin tức:
  • Chọn mẫu (1) > Tạo trang (2):
  • Thực hiện lần lượt theo số thứ tự:
    (1) Chèn hình ảnh đại điện cho bài viết
    (2) Tiêu đề bài viết
    (3) Chọn loại nội dung: văn bản, hình ảnh, video, file đính kèm…
    (4) Bật/ Tắt phần nhận xét
    (5) Lưu tạm, lưu nháp
    (6) Đăng bài
  • Nội dung sau khi đăng:

3.5 Phân quyền

  • Sử dụng để thêm các thành viên vào site. Có 3 nhóm quyền: Chủ sở hữu site (có toàn quyền trên site: phân quyền người dùng trên site và có thể xóa site), Thành viên site (có thể chỉnh sửa/ xóa tài liệu, bài viết), Khách truy cập site (chỉ có quyền xem).
  • Cách thực hiện:
  • Vào biểu tượng bánh răng (1) > Quyền của site (2):
  • Mời mọi người:
  • Mời mọi người (1) > Thêm thành viên vào nhóm (2):
  • Thêm thành viên/ Điều chỉnh quyền/ Xóa thành viên:

3.6 Liên kết giữa SharePoint & Teams

3.6.1 Cách vào Teams từ SharePoint:

  • Nhấp vào Team:
  • Mở Microsft Teams để vào Teams từ ứng dụng trên máy tính hoặc Sử dụng ứng dụng web để vào Teams từ trình duyệt:

3.6.2 Cách vào SharePoint từ Teams:

  • General (1) > Open in SharePoint (2):

3.6.3 Cách liên kết tài liệu giữa các Đơn vị/ Khối/ Phòng ban/ Dự án trên Teams:

  • Chọn General (1) > Nhấp vào biểu tượng dấu cộng (2): Chọn Document Library: Chọn Use a SharePoint link (1) > Dán link Đơn vị/ Khối/ Phòng ban/ Dự án (2) > Go (3) > Next (4):
  • Chọn thư mục (1) > Next (2):
  • Đặt tên cho Tab (1) > Save (2):
  • Anh/ chị có thể tạo nhiều Tab theo cách tương tự để đi đến tài liệu của các Đơn vị/ Khối/ Phòng ban/ Dự án khác được nhanh hơn

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *